Stichting Honours Biomedische Wetenschappen Utrecht

Stichting Honours Biomedische Wetenschappen Utrecht

  • info@stichtinghbu.nl

Bestuursblog

Bestuursblog

De Stichting HBU wordt gevormd door alle Honoursstudenten, maar het bestuur zorgt dat alles binnen die Stichting zo soepeltjes mogelijk verloopt. Maar wat doet het bestuur nou eigenlijk? En wat zijn de verschillende rollen binnen het bestuur? In het onderstaande bestuursblog nemen we je graag mee door de taken en ervaringen van onze verschillende bestuursleden. Veel plezier met lezen!

Steven Marinus

Voorzitter

Mijn naam is Steven Marinus en ik ben net afgestudeerd van de Bachelor Biomedische Wetenschappen. Gedurende de afgelopen twee jaar heb ik me tijdens het Honours Programma ingezet voor het bestuur van Stichting HBU! Het eerste jaar als vicevoorzitter en het tweede jaar als voorzitter. De taak van een voorzitter is misschien wat vager, zeker omdat de officiële taakomschrijving inhoudt dat je je bezighoudt met de “dagelijkse gang van zaken” van de Stichting. Maar wat houdt dat nou eigenlijk in?

Allereerst ben je als voorzitter verantwoordelijk voor de gang van een vergadering (die ongeveer eens per 2/3 weken plaatsvindt): vooraf maak je een agenda, en tijdens de vergadering zit je voor (je houdt overzicht over de tijd, zorgt dat alles wordt besproken, en zorgt dat er actiepunten worden gehangen aan de verschillende agendapunten). Daarnaast zorg je voor het plannen, agenderen en voorzitten van de twee vergaderingen met de Raad van Toezicht (RvT).

Een andere grote taak is overzicht houden over de complete Stichting. De voorzitter heeft de algemene leiding over de Stichting, en is in principe het eerste aanspreekpunt voor de overige bestuursleden. Hoewel je in de praktijk met het hele bestuur werkt naar/aan hetzelfde doel, is het belangrijk dat er expliciet iemand is die in de gaten houdt of alle taken naar behoren uitgevoerd worden en die overzicht probeert te houden over al deze taken.

Ook is de voorzitter degene die ervoor moet zorgen dat alle beslissingen genomen worden in overeenstemming met de wet, de statuten en het huishoudelijk reglement. Hiervan moet je dus goed op de hoogte zijn. Een voorbeeld hiervan is de nieuwe Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) die per 1 juli dit jaar is ingegaan: als gevolg van deze wet is het de bedoeling dat onze statuten op bepaalde punten wijzigen. Mijn taak als voorzitter is om uit te zoeken wat deze wijzigingen inhouden en wat voor consequenties dit eventueel voor ons heeft.

Naast je officieel vastgestelde taken, kun je natuurlijk ook losse taken op je nemen gedurende het jaar. Zo heb ik (totdat Akke-Mei dit van mij overnam) de nieuwsbrief gemaakt en verstuurd, en heb ik in mijn eerste jaar geprobeerd een benefietsymposium voor Metakids te organiseren (totdat corona wat roet in het eten gooide…).

Ik heb het bestuur in algemene zin als ontzettend leuk en leerzaam ervaren. De rol van vicevoorzitter en later voorzitter zijn hierbij voor mij achteraf zeker de juiste keuzes geweest. Het verantwoordelijkheidsgevoel zit bij me ingebakken, en het officiële/beleidsmatige ligt mij ook wel goed. Vergeet nooit dat je als voorzitter niet alleen staat: je werkt samen met nog 3 bestuursleden die allemaal precies snappen wat je aan het doen bent, en die met liefde taken van je overnemen als dat nodig is. Samen met de andere bestuursleden heb ik ontzettend genoten van mijn afgelopen twee jaar, en kan iedereen die twijfelt over een soortgelijke ervaring het van harte aanbevelen!

Arjan Bassa

Penningmeester

Hey, leuk dat je ons bestuursblog aan het lezen bent! Ik ben Arjan Bassa, nét afgestuurd van de Bachelor Biomedische Wetenschappen en begonnen aan de Master Cancer, Stem Cells and Developmental Biology. De laatste twee jaar van de Bachelor heb ik het bestuur van Stichting HBU gedaan, als respectievelijk secretaris en penningmeester. Latisha vertelt jullie hieronder meer over de functie van secretaris, dus ik wil jullie meenemen in de functie van penningmeester; tijdens de Honoursreis vertaald als “wandelende pinpas”. Maar er is natuurlijk meer te doen dan alleen het betalen van de rekeningen 😉.

De taak van de penningmeester begint met het opstellen van een begroting voor het startende boekjaar.  Stichting HBU heeft geen winstoogmerk en het is – in principe – de bedoeling dat de begroting rond de €0 uitkomt. Het opstellen van de begroting voor het afgelopen jaar was op zichzelf best een uitdaging vanwege de onzekerheid over de mogelijkheden voor het organiseren van activiteiten etc. Het helpt in ieder geval als je je bedenkt (of de andere bestuursleden je eraan herinneren) dat het een begroting is, en dus een inschatting van de verwachte inkomsten/uitgaven.

Als de begroting gemaakt en besproken is met de RvT, is het belangrijk om zicht te houden op alle inkomsten en uitgaven (in het algemeen, maar ook van bijv. de commissies) en om de boekhouding bij te houden. In de boekhouding komen namelijk alle inkomsten en uitgaven onder elkaar te staan en wordt aangegeven waaraan het geld is besteed. Verder moet ook de “papieren boekhouding” worden bijgehouden: alle bonnetjes en facturen van gedeclareerde kosten. Gedurende het jaar valt de hoeveel bonnetjes mee, maar tijdens de Honoursreis heb ik een portemonnee-vullende collectie bonnetjes aangelegd.

Naast het bijhouden van de boekhouding gedurende het jaar, had ik een aantal keer een vergadering met de reiscommissie om de begroting te bespreken en de boekingen te regelen. Verder heb ik nog een tweetal vergadering gehad met Wim Dictus, de opleidingsdirecteur van BMW en Honoursdirector van de faculteit Geneeskunde. Samen met hem hebben we nagedacht over de besteding van het geld aan de verschillende doelen die we als Stichting hebben.

Als het boekjaar voorbij is, resteert een grote klus: het opstellen van de realisatie. Hierin wordt vastgelegd was de daadwerkelijke inkomsten en uitgaven van “jouw” jaar zijn geweest. Het is natuurlijk spannend om te zien of de opgestelde begroting en de realisatie overeenkomen. Nadat de realisatie klaar is en die is besproken met de RvT zit alles erop en kan de penningmeester, niet langer als penningmeester, werkloos naar huis.

Naast deze penningmeester-gerelateerde dingen heb ik tijdens de afgelopen twee jaar nog extra taken op me genomen waaronder het bijhouden en verbeteren van de website en het maken van een witboek voor het algemene bestuur van de Stichting. Ik heb de afgelopen twee jaar als ontzettend leuk, leerzaam en verbredend ervaren. Wat ik bijvoorbeeld erg leuk vond, is het nadenken en discussiëren over de doelen van de Stichting en het daaruit voortvloeiende beleid. Al met al is het een ervaring die ik nooit had willen missen en raad ik iedereen aan om te solliciteren voor het bestuur. Je gaat er zeker geen spijt van krijgen!

Lars Braad

Vicevoorzitter

Hey! Wat leuk dat je dit bestuursblog leest. Ik ben Lars, inmiddels derdejaars Honoursstudent Biomedische Wetenschappen. Zoals de titel hierboven al doet vermoeden, ben ik de vicevoorzitter van het afgelopen jaar voor de Stichting HBU. In dit blog zal ik een korte samenvatting geven van wat ik het afgelopen jaar allemaal heb gedaan en hoe ik dit heb ervaren.

De voornaamste taak van de vicevoorzitter binnen Stichting HBU is de sponsoring. Ik heb het afgelopen jaar veel contact gezocht met allerlei bedrijven die (enigszins) gelinkt zijn aan het biomedische vakgebied, om te proberen samenwerkingen en/of sponsoring tussen het bedrijf en onze Stichting in gang te zetten. Dit doen wij vooral om fondsen te werven om alle activiteiten voor het Honours Programma mogelijk te maken, denk bijvoorbeeld aan de buitenlandse reis, maar ook aan de activiteiten die georganiseerd worden door onze activiteitencommissie (of op initiatief van de studenten natuurlijk!). Ik heb het erg naar mijn zin gehad het afgelopen jaar in het bestuur, maar ik zou liegen als ik zou zeggen dat de werving van de sponsoren soms erg demotiverend kan zijn. Je stuurt ontzettend veel e-mails waar je vaak geen reactie op krijgt, en als je dan wel een reactie krijgt, gebeurt het ook nog eens vaak dat bedrijven een samenwerking niet zien zitten. Een beetje uithoudingsvermogen is dus zeker geen overbodige luxe als vicevoorzitter. Maar als je dan wel reactie krijgt van een bedrijf die wel mogelijkheden ziet is dat natuurlijk echt ontzettend leuk.

Om even een paar voorbeelden te noemen van samenwerkingen in het verleden: wij hebben in samenwerking met Thermofischer, een groot en bekend bedrijf dat allerlei producten en diensten voor de biomedische laboratoria ontwikkelt, een denktank mogen organiseren. In deze denktank hebben onze studenten bijgedragen aan een nieuw onderwijsprogramma dat ontwikkeld werd door Thermofischer. In ruil hiervoor hebben wij geld mogen ontvangen dat heeft bijgedragen aan onze andere activiteiten.

Naast sponsoring heeft het bestuur ook nog een hoop overige taken die vervult moeten worden, maar daar is niet zozeer een aangewezen titel voor. Het bestuur beheert bijvoorbeeld ook onze website en mailservers, maar ook onze LinkedIn-pagina. Het afgelopen jaar heb ik dat samen met de penningmeester, Arjan, gedaan en volgend jaar zal ik dat hopelijk weer samendoen met een tweedejaars bestuurslid!

Ook heb ik het afgelopen jaar het HP-uitje georganiseerd. Zoals je misschien al op de website hebt gezien was dat dit jaar Airsoft! Ik denk dat het een understatement is als ik zou zeggen dat iedereen dat ontzettend leuk vond.

Het klinkt misschien een beetje cliche, maar ik heb ontzettend veel geleerd van mijn jaar als vicevoorzitter. Ik heb bijvoorbeeld geleerd beter profesioneel te communiceren, maar ook geleerd om gewoon van je eigen kennen en kunnen uit te gaan. Dit laatste klinkt misschien wat raar, maar omdat wij niet constant op onze vingers gekeken worden en we dus veel echt helemaal zelf moet, vaak dingen die je nog nooit eerder hebt gedaan. Je komt er dan al snel achter dat als je maar je best doet, dat het dan vaak al meer dan genoeg is, ook al heb je eigenlijk geen idee wat je aan het doen bent.

Latisha Migchelsen

Secretaris

Hey! Leuk dat je geïnteresseerd bent in de verschillende functies van het bestuur van Stichting HBU. Ik ben Latisha en ik ben momenteel derdejaars Biomedische Wetenschappen student. Afgelopen jaar heb ik de functie van secretaris mogen vervullen. Ik zal jullie in deze blog uitleggen wat de taken van de secretaris zoal zijn en zal ik kort mijn ervaring met jullie delen.  

De belangrijkste taak van de secretaris bij Stichting HBU is notuleren, en ja, dat klinkt misschien niet als de allerleukste taak, maar is wel een hele belangrijke. Tijdens alle bestuursvergaderingen is het erg belangrijk dat alles genotuleerd wordt. Op deze manier is het voor iedereen duidelijk wat er tijdens de vergadering besproken is en kan altijd alles worden teruggezocht als iemand iets vergeten is. Het is heel belangrijk dat de actiepunten van alle bestuursleden duidelijk naar voren komen in de notulen. Niet alleen tijdens de bestuursvergadering moet er genotuleerd worden, maar ook tijdens de vergaderingen met de Raad van Toezicht (RvT). Deze vergaderingen zijn twee keer in het jaar en zeker dan zijn de notulen erg belangrijk, omdat er tijdens deze vergaderingen veel belangrijke punten besproken worden en we als bestuur nu eenmaal niet alles kunnen onthouden. Na afloop werk je de notulen uit en mail je binnen twee weken de notulen naar de RvT.

Een andere taak van de secretaris, is het organiseren van het Alumni Event. Hiervoor organiseer je meestal een borrel, maar wegens corona is het dit jaar een online Alumni Event geworden in de vorm van een HP-pubquiz. Het doel van het Alumni Event is om de huidige HP-studenten in contact te brengen met de Alumni, maar het is natuurlijk ook een mooie aangelegenheid voor de Alumni om elkaar weer eens te zien en te spreken. Deze avond is dus erg belangrijk voor het netwerken. Verder ben je als secretaris verantwoordelijk voor het checken en bijhouden van de mail, maar in de praktijk doen alle bestuursleden dat. Iedereen houdt voor zichzelf zijn/haar mail bij. Als er belangrijke mail binnenkomt dan wordt de rest van het bestuur geattendeerd.

Tot slot nog even mijn ervaring om secretaris te zijn in het bestuur van Stichting HBU. Bovenal is het super gezellig om een bestuurslid te zijn, omdat je veel contact met elkaar hebt en zo nieuwe studenten leert kennen. Daarnaast vond ik het erg leerzaam om het reilen en zeilen van een Stichting mee te maken. Ik heb tijdens het afgelopen jaar veel nieuwe dingen mogen leren en zou het dan ook iedereen aanraden, mits je gemotiveerd bent om er genoeg tijd in te steken!

Share

© Stichting Honours Biomedische Wetenschappen Utrecht 2020